Eisen die de EU-Machinerichtlijn stelt aan vertalingen

Eisen die de EU-Machinerichtlijn stelt aan vertalingen

Er gaat geen dag in mijn leven voorbij zonder dat ik aan het bestaan van de Europese Unie word herinnerd. Niet alleen kent mijn thuishaven Barcelona een indrukwekkend aantal inwoners met een andere (Europese) nationaliteit, ik merk ook dat veel van de producten die ik dag in dag uit op kantoor, thuis en op straat gebruik uit andere EU-landen afkomstig zijn – behalve de sinaasappels en mijn favoriete olijfolie dan. Barcelona is wellicht een extreem voorbeeld, maar we kunnen gerust stellen dat de aanwezigheid van de EU zich in iedere uithoek van haar grondgebied laat gelden. Het toont het belang en de reikwijdte aan van de Europese grondbeginselen van vrijheid van verkeer (van personen, van goederen) binnen en tussen de lidstaten.

Voor Europese bedrijven is het deze vrijheid van verkeer van goederen geweest die het exporteren van hun producten naar andere lidstaten bijzonder interessant heeft gemaakt. Aan deze export zijn uiteraard regels gebonden, maar in ruil voor de inachtneming daarvan ziet iedere EU-producent of fabrikant zijn afzetmarkt verveelvoudigen! Omdat meerdere van mijn klanten actief zijn in de machineindustrie, ga ik hier verder in op de specifieke regels die gelden voor het in de handel brengen van hun producten in een van de EU-markten: de Richtlijn 2006/42/EG van het Europees Parlement en de Raad van 17 mei 2006 betreffende machines – om kort te gaan, de Machinerichtlijn. Deze publicatie uit 2006 verving de versie uit 1998, die op haar beurt de allereerste Machinerichtlijn verving die in 1995 van kracht was geworden.

Het doel van de Machinerichtlijn is, in de woorden van de EU zelf, tweeledig:

  • hij waarborgt “het vrije verkeer van machines en niet voltooide machines in de interne markt”, en
  • hij biedt “een hoge mate van bescherming van veiligheid en gezondheid” aan EU-werknemers en -burgers.

De Richtlijn is niet alleen van toepassing in alle EU-lidstaten, maar ook in IJsland, Liechtenstein, Noorwegen (leden van de Europese Economische Ruimte), en in Zwitserland en Turkije.

De huidige tekst werd in 2006 vastgesteld en trad aan het einde van 2009 in werking. Hij heeft betrekking op alle nadien in de handel gebrachte of in bedrijf gestelde machines. Voor alle duidelijkheid: de Richtlijn is ook van toepassing op fabrikanten van buiten de EU die hun producten in een of meer Europese landen wensen te introduceren. De Richtlijn geldt niet voor binnen de EU gefabriceerde machines die bested zijn voor markten buiten de EU (die markten kunnen echter wel weer hun eigen regelgeving kennen).

Wat is volgens de EU-Machinerichtlijn de definitie van een machine?

Over welke producten hebben we het hier? Laten we beginnen met een definitie: enkele opmerkelijke uitzonderingen daargelaten (auto’s, huishoudelijke apparaten, om er een paar te namen), doelt de term ‘machine’ op een verzameling van componenten waarvan er ten minste één kan bewegen, en die voor een specifieke toepassing zijn samengevoegd, voorzien van (of naderhand te voorzien van) een aandrijfsysteem dat niet door directe menselijke of dierlijke spierkracht wordt gevoed.

Een artikel waarin we de twee doelen van de richtlijn duidelijk zien samenkomen, is artikel 5. Daarin staat: “De fabrikant of diens gemachtigde moet, alvorens een machine in de handel te brengen en/of in bedrijf te stellen […] inzonderheid de noodzakelijke informatie verstrekken, zoals de gebruiksaanwijzing […].” Niet alleen vertelt het fabrikanten wat zij dienen te doen om hun machines binnen de EU te kunnen verplaatsen, het geeft ook specifieke instructies om de veiligheid van de bedieners van die machines te garanderen. Het is van belang te begrijpen dat aan al deze verplichtingen dient te worden voldaan op het moment dat een machine in de handel wordt gebracht, dat wil zeggen het moment dat die machine van de fabrikant naar een distributeur of eindgebruiker wordt verplaatst.

Welke informatie of documentatie volgens de EU-Machinerichtlijn moet worden meegeleverd

En wat staat er nu in de EU-Machinerichtlijn over die “noodzakelijke informatie”? Allereerst is het verplicht een heleboel informatie en waarschuwingen op het product zelf aan te brengen: bedrijfsnaam en adres van de fabrikant, aanduiding van de machine, CE-markering, aanduiding van serie en type, serienummer, jaar van fabricage. Ook dient alle informatie met betrekking tot essentiële aspecten voor het veilige gebruik van de machine te worden weergegeven, bij voorkeur door middel van duidelijke, eenvoudige symbolen of pictogrammen. Mochten er aanwijzingen of waarschuwingen op de machine staan uitgeschreven, dan dienen deze te zijn opgesteld in een of meer van de officiële EU-werktalen – de Lidstaat waarin de machine in de handel wordt gebracht of in bedrijf wordt gesteld, neemt hierover de uiteindelijke beslissing.

Documentatie of papier of digitaal?

Hoe groot een machine ook is, het is natuurlijk nooit mogelijk om alle relevante informatie over de installatie, het gebruik en het onderhoud ervan op het product zelf te zetten. Daarom moet iedere machine vergezeld gaan van een gebruiksaanwijzing, in fysieke (papieren) vorm of digital. Alhoewel er geen specifieke regels bestaan voor de vorm van de gebruiksaanwijzing, zijn de meeste deskundigen het erover eens dat de gebruiksaanwijzing op papier de voorkeur heeft, aangezien niet alle bedieners van machines eenvoudige toegang tot dragers van digitale informatie (pc, laptop, tablet, enz.) hebben.

Er is recentelijk wel een trend richting digitalisering waar te nemen: een groeiend aantal bedrijven rust hun machinebedieners uit met een tablet of een smartphone met groot scherm om zo het gebruik van papier te verminderen. Waar deze bedrijven genoeg hebben aan alleen de digitale versie, is het nog steeds gangbaar zowel een papieren als een digitale versie te verschaffen: in de “traditionele” werkomgeving kan de bediener van een machine dan altijd de gebruiksaanwijzing nogmaals printen in het geval dat de papieren versie kwijtraakt of onleesbaar is geworden.

Volgens de specificaties in Bijlage I van de Richtlijn dient de gebruiksaanwijzing niet alleen te handelen over het “beoogd gebruik” van de machine, maar ook over het “redelijkerwijs voorzienbaar verkeerd gebruik”. Wat volgt, is een lange lijst met informatie die in de gebruiksaanwijzing moet voorkomen, zoals installatie- en aansluitingsinstructies, voorzorgmaatregelen, bedieningsmethodes en nog veel meer.

Welke EU-taal?

Wat de taal van de gebruiksaanwijzing betreft, geeft artikel 1.7.4 (Bijlage I) twee basisregels. In de eerste plaats dient een machine vergezeld te gaan van een gebruiksaanwijzing in de officiële EU-werktaal of -talen van het land waarin de machine in de handel wordt gebracht. Wat te doen in landen met meer dan een officiële EU-taal? Dat hangt er vanaf. In Cyprus, Malta en Ierland kan met uitsluitend Engels worden volstaan. België en Finland, met respectievelijk 3 en 2 EU-talen, staan het gebruik van slechts één taal toe alleen in die gebieden waar uitsluitend die taal wordt gesproken. Indien een machine bestemd is voor het tweetalige gewest Brussel zal de gebruiksaanwijzing daarom in zowel Frans als Nederlands moeten zijn opgesteld.

Het begrip originele gebruiksaanwijzing in het kader van de EU-Machinerichtlijn

De tweede regel is dat een machine altijd vergezeld moet gaan van de originele gebruiksaanwijzing. In deze context is de originele gebruiksaanwijzing die tekst die geverifieerd is door de fabrikant of dienst gemachtigde. Als de gebruiksaanwijzing bijvoorbeeld in het Engels wordt geschreven en vervolgens door de fabrikant wordt geverifieerd, dan is dat de originele gebruiksaanwijzing. Wanneer de machine vervolgens in Polen in de handel wordt gebracht, heeft de fabrikant twee opties. De eerste aanpak is de Engelse gebruiksaanwijzing én een Poolse vertaling bij de machine te voegen; op de Poolse vertaling dient “Vertaling van de originele gebruiksaanwijzing” te staan vermeld. Ingeval van twijfel over een bepaalde instructie kunnen de bedieners altijd het Engelse origineel raadplegen – deze versie is doorslaggevend.

De tweede optie die de fabrikant of diens gemachtigde heeft, is het verifiëren van de Poolse vertaling. Door dit te doen “bevorderen” zij de Poolse versie tot “origineel”, waarbij zij tegelijkertijd alle verantwoordelijkheid op zich nemen voor eventuele discrepanties tussen de Engelse en de Poolse versie. In dit scenario hoeft alleen de Poolse gebruiksaanwijzing bij de machine te worden gevoegd. Er zijn vertaalbureaus die niet alleen gewaarmerkte vertalingen leveren, maar als aanvullende dienst zich ook expliciet garant stellen voor enige schade voortkomend uit objectieve fouten in door hen geleverde vertalingen.

Naleving van de EU-Machinerichtlijn

Het nemen van de juiste taalstrategie is kortom complexe materie and vraagt om een goede planning. Welke optie een fabrikant ook kiest, er is veel tijd nodig. Aangezien de gebruiksaanwijzing bij de machine dient te worden gevoegd op het moment van in de handel brengen zal de vertaling voordien moeten worden gemaakt. Als die vertaling dan ook nog dient te worden geverifieerd opdat hij als “origineel” kan worden gebruikt, dan is voor dit verificatieproces extra tijd nodig.

Omdat het drukken van gebruiksaanwijzingen een kostbare aangelegenheid is, is het zinvol na te gaan of het noodzakelijk is papieren versies mee te leveren. Indien je klant al besloten heeft  “digitaal te gaan”, kan dat kostenbesparend voor je uitpakken! Als een papieren versie nodig is en je zowel de originele als de vertaalde versie bijvoegt, dan zou ik aanraden alleen de vertaling op papier en de originele gebruiksaanwijzing in digitale vorm aan te leveren.

Heb jij interessante ervaringen met het toepassen van de Machinerichtlijn? Doen zich soms problemen voor bij het naleven van alle verplichtingen? Laat het me weten en we kunnen vervolgens samen kijken naar de impact van deze Europese regelgeving op jouw werk. Dat kan in elke vorm die je maar wilt, en indien nodig ook in een van de andere EU-talen die ik spreek 😊.

Door | 2017-11-20T11:15:26+00:00 oktober 30th, 2017|Blog|

Over de schrijver:

Key Account Manager Having studied functional linguistics and translation, it should come as no surprise that Adriaan has dedicated most of his professional life to languages, whether as a translator, a publishing assistant or, covering various in-house roles at language service providers. As Key Account Manager at Arancho Doc, Adriaan aims to optimize processes and develop new services for various multinationals. Outside the office, he spends most of his time cooking, listening to his vinyl collection or trying to serve his A game on the tennis court.

Laat een bericht achter

Door de site te te blijven gebruiken, gaat u akkoord met het gebruik van cookies. meer informatie

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring mogelijk. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen.

Sluiten