Sisäpiiriläisen opas käännöspalveluita koskevan tarjouspyynnön laatimiseen

Sisäpiiriläisen opas käännöspalveluita koskevan tarjouspyynnön laatimiseen

Mikä on käännöspalveluita koskeva tarjouspyyntö?

Käännöspalveluiden tarjoajan valinta ei ole helppo tehtävä. Aivan ensimmäiseksi on päätettävä, käytetäänkö freelance-kääntäjiä, talon sisäisiä kääntäjiä vai ulkopuolisia kielipalveluiden tarjoajia (tai jotain näiden kolmen yhdistelmää).

Jos oletetaan, että yrityksessänne on päätetty valita ulkopuolinen palveluntarjoaja, seuraava haaste on päättää yhteistyökumppanista. Markkinoilla on kirjaimellisesti kymmeniätuhansia kielipalveluiden tarjoajia alkaen yhteen ainoaan kielipariin erikoistuneista kahden hengen pikkufirmoista aina monikansallisiin, lukuisia eri kieliä tarjoaviin toimistoihin, joilla on tuhansia työntekijöitä kaikissa mahdollisissa kielipareissa ja jotka tarjoavat myös erilaisia lisäarvopalveluita.

Hyvä tapa rajata valinnanmahdollisuuksia ja varmistaa, että valitsette yrityksenne näkökulmasta parhaat käännöspalveluiden tarjoajat, on laatia tarjouspyyntö käännöspalveluista.

Alkuun pääsyä helpottamaan olemme tehneet perusmallipohjan käännöspalveluita koskevien tarjouspyyntöjen laatimista varten. Mallipohjassa on kysymyksiä, jotka voi sisällyttää tarjouspyyntöön tai jättää siitä pois oman tilanteenne mukaan.

Onko käännöspalveluita koskevan tarjouspyynnön laatiminen välttämätöntä?

On syytä korostaa, että täysimittaista tarjouspyyntöä ei ole aina pakko laatia. Joissakin tapauksissa käännöspalveluiden tarjoaja voidaan valita muutaman rajaavan kysymyksen sekä testikäännöksen perusteella.

Käännöspalveluita koskeva tarjouspyyntö on kuitenkin paikallaan monissa tilanteissa:

  • tekstejä on käännetty jo vuosien ajan, mutta yrityksessä ei ole vielä keskitettyä vakiomenettelyä käännöskustannusten optimointiin ja käännöspalveluiden tarjoajien seurantaan
  • käännöspalvelujen tilaamiseen ei olla tällä hetkellä tyytyväisiä, mikä johtuu yleensä jostakin seuraavasta syystä:
    • heikkotasoiset käännökset
    • heikkotasoinen palvelu (yhteydenpito ja läpimenoajat)
    • tarkoitukseen riittämättömät käännösprosessit ja ‑teknologia
    • kaikkia toivottuja palveluita ei saada
    • käännöskustannukset nousevat jatkuvasti
  • tulossa on jokin suurprojekti, joka edellyttää tietynlaista kokemusta ja asiantuntemusta.

Käännöspalveluita koskeva tietopyyntö

Tilanteesta riippuen ennen tarjouspyynnön lähettämistä saattaa olla tarpeen lähettää  käännöspalveluita koskeva tietopyyntö. Käännöspalveluita koskeva tietopyyntö on alustava vaihe, josta on hyötyä seuraavissa tilanteissa:

  • potentiaalisten käännöspalveluiden tarjoajien joukkoa ei ole vielä rajattu millään tavoin
  • ei ole vielä selkeää käsitystä siitä, mitä haetaan.

Käännöspalveluita koskevassa tietopyynnössä on syytä olla yleisluonteisia, avoimia kysymyksiä, mutta niiden määrää ei pidä liioitella. Tietopyynnön tarkoituksena on kerätä tietoa seuraavaa kierrosta varten ja varmistaa, että mahdolliset palveluntarjoajaehdokkaat täyttävät ehtonne. Jos kysymyksiä on liikaa, käännöspalveluiden tarjoajilta tulee todennäköisesti vähän vastauksia, ja lisäksi satojen vastauskohtien seulomiseen menee paljon aikaa. Mukaan on myös syytä liittää taustatietoa tilanteestanne ja tarpeistanne. Näin saadaan todennäköisemmin hyödyllisimmät vastaukset.

Käännöspalveluita koskeva tarjouspyyntö – suunnittelu ja laatiminen

Tarjouspyynnön julkaisemiseen ja mahdollisten palveluntarjoajien vastausten keruuseen on esimerkiksi seuraavia vaihtoehtoja:

  • tarjouspyyntöjen automatisointiohjelmisto: suurille yrityksille, joilla on todennäköisesti jo käytössään sähköinen hankintaohjelmisto tarjouspyyntöjen hallintaan
  • pilviperustaiset kyselytyökalut, joita ovat esimerkiksi surveymonkey ja surveygizmo.
  • MSExcel: lähes kaikki käyttävät Exceliä, joten sitä hyödynnetään usein vastausten koostamisessa, suodattamisessa ja vertaamisessa
  • MSWord: monet yritykset laativat käännöspalveluita koskevan tarjouspyynnön PDF-muodossa ja pyytävät käännöspalveluiden tarjoajia antamaan vastauksensa MSWord-asiakirjana.

Käännöspalveluita koskevan tarjouspyynnön aikataulu

Käännöspalveluita koskevia tarjouspyyntöjä lähetettäessä mahdollisia palveluntarjoajia ei kannata kiirehtiä liiaksi. Hyvin suunniteltu käännöspalveluita koskeva tarjouspyyntömenettely vie yhteensä noin 6–10 viikkoa (riippuen siitä, sisältyykö menettelyyn tietopyyntövaihetta).

  • Viikko 1 – käännöspalveluita koskevan tietopyynnön julkaiseminen
  • Viikko 2 – vastausten määräpäivä
  • Viikko 3 – käännöspalveluita koskevaan tietopyyntöön saatujen vastausten analysointi
  • Viikko 4 – käännöspalveluita koskevan tarjouspyynnön julkaiseminen
  • Viikko 5 – määräpäivä, johon mennessä mahdollisten palveluntarjoajien on lähetettävä kysymyksensä
  • Viikko 6 – vastaukset toimitetaan kaikille mukana oleville käännöspalveluiden tarjoajille
  • Viikko 7 – tarjousten viimeinen jättöpäivä
  • Viikko 8 – tarjousten analysointi
  • Viikko 9 – kutsu esittelytilaisuuteen
  • Viikko 10 – lopullinen päätös

Tarjouspyyntö käännöspalveluista: valintaperusteet

Ennen  käännöspalveluita koskevan tarjouspyynnön laatimista on hyvä kirjata ylös prioriteetit, niin että mielessä on koko ajan se, mitkä ominaisuudet ovat etusijalla. Samalla on suositeltavaa tehdä käännöspalveluiden tarjoajista pistetaulukko, joka helpottaa vastausten objektiivista analysointia.

Mitä käännöspalveluita koskevaan tarjouspyyntöön on syytä sisällyttää

Kerro tarpeeksi seikkaperäisesti yrityksestänne ja vaatimuksistanne. Kuvaile, mitä käännöstarpeenne ovat ja miksi olette laatimassa käännöspalveluita koskevaa tarjouspyyntöä.

Tarjouspyyntö käännöspalveluista: valintaperusteet 

Mitä kannattaa kysyä?

  1. Yleiset tiedot

Yhteystietojen lisäksi on syytä kysyä ainakin seuraavista asioista:

Yrityksen koko

Yrityksen toimipaikan tai ‑toimipaikkojen sijainti

Yrityksen organisaatio ja johto

  1. Asiakasreferenssit ja ‑caset

Asiakasreferenssien pyytäminen on parhaita tapoja selvittää, onko käännöspalveluiden tarjoajalla jo kokemusta omasta erikoisalastanne.

  1. Tekniikka

On syytä varmistaa, että käännöspalveluiden tarjoajalla on riittävästi teknistä osaamista sekä kykyä käsitellä tiedostojanne ja luoda omaan tekniseen ympäristöönne soveltuvia prosesseja.

  1. Laatu

Laadukkaiden käännösten toimittaminen riippuu useimmissa tapauksissa siitä, onko toimittajalla aukoton käännösprosessi, johon kuuluu niin manuaalinen kuin automaattinenkin laadunvarmistus sekä toimiva alihankkijoiden hallinta.

  1. Projektinhallinta ja alihankkijoiden hallinta 

Projektinhallinta ja alihankkijoiden hallinta ovat kaikkien käännöspalveluiden toimittajien kaksi keskeistä osa-aluetta. On tärkeää tietää, että käännöksistänne huolehtivat henkilöt ovat tehtäviensä tasalla.

  1. IT-infrastruktuuri, tietoturva ja tietosuoja

Käännöspalveluiden tarjoajat käsittelevät usein suuria määriä luottamuksellista sisältöä. Siksi onkin tärkeää huolehtia, että palveluntarjoaja varmistaa teknisin ja tietoturvaa koskevin varotoimenpitein, ettei tieto päädy vääriin käsiin.

  1. Hinnat

Käännöskustannuksiin sisältyy paljon alennuksia ja toisaalta lisäkuluja, joiden perusteet eivät ole välttämättä heti selviä. Pelkkä sanakohtainen hinta ei yleensä riitä, vaan on selvitettävä myös käännösmuistin käytön tuomat alennukset, taittokulut, projektinhallintakulut sekä teknisestä tuesta ja muusta tekniikan käytöstä, kuten verkossa tapahtuvasta validoinnista tai termitietokannoista, johtuvat kustannukset.

  1. Kapasiteetti ja saatavuus

Mitkä ovat yrityksenne tarpeet läpimenoaikojen ja palvelujen saatavuuden suhteen, etenkin siinä tapauksessa, että käännösvolyyminne ovat merkittäviä?

Jos haluat lukea tämän blogikirjoituksen lyhentämättömän englanninkielisen version, napsauta tästä.

Onko sinulla muita vinkkejä tai hyödyllistä tietoa siitä, mitä käännöspalveluita koskevaan tarjouspyyntöön kannattaa sisällyttää? Kerro siitä meille kommenttikentässä.

By | 2017-11-17T10:59:30+00:00 marraskuu 17th, 2017|Blogi|

About the Author:

Stella Paris – Marketing Director
As a translator and marketer, Stella loves words and numbers! She is particularly passionate about the current revolution in global digital marketing and the strategic role that translation and localization companies can play. Stella has lived and worked in 6 countries and holds an MA in Modern European Languages from the University of Edinburgh. She also has post-graduate qualifications in translation, marketing and digital marketing. With 14 years of experience in the language service industry, Stella is a well-rounded language professional with experience in both freelance and in-house translation, project management, vendor management, key account management, communication and marketing. As Marketing Director she currently coordinates the Marketing team within Arancho Doc

Leave A Comment

Hyväksyt evästeiden käytön jatkamalla sivuston käyttöä. lisätietoa

Tällä sivustolla evästeasetukset on asetettu päälle, jotta käyttäjänä saat parhaan selailukokemuksen. Jos haluat jatkaa sivuston käyttöä ilman muuttamatta selaimen evästeasetuksia tai voit hyväksyä evästeiden käytön painamalla "Hyväksy" painiketta.

Sulje